Arbeiten mit dem Programm HH 4.0

Wir haben die häufigsten Fragen zum Arbeiten mit der Handlungshilfe 4.0 für Sie an dieser Stelle zusammengefasst.

Wann sind die Elektronische Schulungssoftware und die Hilfe (?) verfügbar, die im Programm vorgesehen sind, aber zurzeit nicht zur Verfügung stehen?
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Die Elektronische Schulungssoftware (ESS) und die Hilfe-Funktion konnten bisher aus Kostengründen nicht umgesetzt werden. Auch für das für 2016/2017 vorbereitete Softwareerweiterungspaket konnte dieser Programmpunkt nicht mit aufgenommen werden. Derzeit ist keine verbindliche Auskunft möglich, ob in einer späteren Softwareerweiterung eine Umsetzung erfolgen wird oder ob ggf. ein geeignetes E-Learning-Programm eingesetzt werden könnte.

Was ist der Unterschied zwischen Duplizieren und Kopieren?
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Duplizieren:
Strukturelemente können nur innerhalb eines Strukturbereichs dupliziert werden. Das heißt, das Duplikat fügt sich automatisch an der gleichen Stelle in den Strukturbaum ein, kann aber anschließend verschoben bzw. in einen anderen Strukturbereich überführt werden.
Beim Duplizieren wird lediglich die Struktur des Elements kopiert, folgende Daten fallen weg:

  • Stammdaten
  • Ermittlungsergebnisse der Gefährdungsbeurteilung (ja/nein/später)
  • eigene Gefährdungen
  • Maßnahmen
  • Kennzeichen für Bearbeitungsstand (Ampelsymbole) 

Kopieren:
Im Unterschied zum Duplizieren werden beim Kopieren sämtliche Daten 1:1 übernommen. Zudem können Sie schon während des Vorgangs entscheiden, wohin Sie das Strukturelement kopieren wollen. Es kann innerhalb des gleichen Strukturbereichs kopiert werden oder direkt in einen anderen.

Kann ich Strukturelemente verschieben? Und wenn ja, welche Daten werden dabei mitgenommen?
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Ja, Strukturelemente können via Drag & Drop verschoben werden. Dabei werden bis auf die Stammdaten alle Daten 1:1 übernommen. Also:

  • Notizen
  • Dokumente
  • veränderte Gefährdungsbeschreibungen und Lösungsansätze
  • Haken bei Ja, Nein, Später
  • Einträge bei Ergebnis und Maßnahmen
  • Kennzeichen für Bearbeitungsstand (Ampelsymbole)

Achtung: Beim Verschieben werden die Stammdaten vom Zielordner vererbt. Sind im Zielordner Datenfelder gefüllt, werden sie auf den verschobenen Ordner übertragen/vererbt. Sind im Zielordner Datenfelder leer, werden diese nicht übertragen/vererbt; der Quellordner behält also seine ursprünglichen Daten, sofern vorhanden.

Was sind Stammdaten?
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Stammdaten gibt es in Arbeitsplanern, Ordnern und Prüflisten. Diese Daten geben Auskunft über:

  • Nummer (frei verfügbar, z. B. Mitgliedsnummer der Unfallversicherung Bund und Bahn)
  • Dienststelle/Unternehmen
  • Liegenschaft/Abteilung
  • Arbeitsbereich/Raumbezeichnung
  • Art der Tätigkeit
  • Raumnummer oder anderes Ordnungsmerkmal

Stammdaten können vereinheitlicht werden, so dass sie sich auf alle untergeordneten Strukturelemente (vom Arbeitsplaner aus gesehen also auf Ordner und Prüffälle) übertragen. Auf die gleiche Art kann man sämtliche Stammdaten auf einmal löschen. Selbstverständlich kann man sie auch überall individuell eingeben.

Warum kann man Strukturelemente, wie z. B. Ordner nicht mittels Doppelklick öffnen?
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Ein Doppelklick ist in Webanwendungen nicht zu 100 Prozent html-konform und würde in einigen Browsern/Versionen nicht zuverlässig funktionieren. Daher wurde innerhalb der Software eine andere Umsetzung realisiert. Die Strukturelemente werden einzeln angeklickt und über die Pfeiltasten geöffnet. Einzig im Inhalt gibt es den zusätzlichen Button Aufklappen, mit dem man die komplette Ordnerstruktur auf einen Klick öffnen kann.

Warum können Dokumente nicht wie üblich mit der rechten Maustaste umbenannt oder gelöscht werden?
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Der Rechtsklick (und damit das Kontextmenü) ist in der HH 4.0 nicht vorgesehen. Er könnte umgesetzt werden, bietet aber Risiken bei einigen Browsern, da nicht alle diese Funktion unterstützen. Das heißt, Sie müssen das jeweilige Element markieren und die gewünschte Aktion (Bearbeiten/Umbenennen/Löschen etc.) aus der Funktionsleiste unten auswählen.

Kann ich z. B. einen Prüffall im Öffentlichen Bereich für die Nutzung durch andere Benutzer sperren, so dass nur noch ich darin arbeiten kann?
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Supervisoren und Anwender können im Öffentlichen Bereich Arbeitsplaner, Ordner und Prüffälle sperren. Diese gesperrten Strukturelemente erscheinen für alle anderen berechtigten Benutzer im Lesemodus, wohingegen der alleinige Benutzer sich automatisch immer im Bearbeitungsmodus befindet. Die Sperre kann als Anwender nur vom Sperrenden selbst oder einem Supervisor aufgehoben werden. In der Rolle des Supervisors auch durch gleich- oder höherberechtigte andere Supervisoren.

Hinweis: Bitte beachten Sie, die Sperre vor dem Archivieren wieder zu entfernen

Was genau wird durch die Funktion Löschen gelöscht?
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Sollten Sie etwas anderes als z. B. einen einzelnen Prüffall oder Ordner löschen, beachten Sie, dass

  • beim Löschen eines Benutzers sein individueller Benutzerbereich mitgelöscht wird,
  • beim Löschen eines Arbeitsplaners das dazugehörige Dokumentationsarchiv mitgelöscht wird und
  • beim Löschen einer Organisationseinheit der dazugehörige Betriebsspezifische Inhalt (sofern vorhanden) mitgelöscht wird.
Kann ich mir einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand verschaffen?
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In der Menüleiste finden Sie unter dem Punkt „Handlungshilfe“ die Funktion „Bearbeitungsstand anzeigen“, mithilfe derer Sie sich einen Überblick über den Status der einzelnen Prüffälle verschaffen können. Hierzu muss ein Arbeitsplaner oder ein Ordner erster Ordnung markiert sein. Diese Funktion können sämtliche Benutzerrollen nutzen.

Folgende Informationen werden Ihnen angezeigt:

  • Anzahl der dem Arbeitsplaner/Ordner zugefügten Prüffälle
  • Anzahl der unbearbeiteten Prüffälle
  • Anzahl der teilweise bearbeiteten Prüffälle
  • Anzahl der vollständig bearbeiteten Prüffälle ohne Gefährdung
  • Anzahl der vollständig bearbeiteten Prüffälle mit Gefährdung
  • Anzahl noch offener Maßnahmen

Hinweis: Es werden nur die Prüffragen berücksichtigt, die angewählt/ausgewählt sind.

Was ist eine Geschützte Organisationseinheit?
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Der HH-Administrator kann als einziger Benutzer Organisationseinheiten den Status „geschützt“ verleihen. Diese Geschützen Organisationseinheiten ermöglichen Betrieben, die u. U. hochsensible Abteilungen haben, deren Aufgaben nicht öffentlich eingesehen werden dürfen, für andere Benutzer zu sperren. Einblick hat nur, wer darauf berechtigt wird.

Strukturen und Inhalte der Geschützten Organisationseinheit sind nur für Benutzer sichtbar, die explizit innerhalb dieser Organisationseinheit angelegt und berechtigt sind. Das Entfernen des Hakens entfernt den Schutz der Organisation wieder.

Hinweis: Soll eine Organisationseinheit geschützt werden, sollte der HH-Administrator unbedingt vorab einen Supervisor berechtigen. Er selbst kann den Inhalt der Organisationseinheit nämlich, sobald er den Haken gesetzt hat, nicht mehr einsehen.

Wo finde ich die Bausteine aus der Handlungshilfe 3.1 wieder?
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Die aus der HH 3.1 bekannten Bausteine gibt es in der neuen HH vorerst nicht mehr. Die Implementierung von rechnenden Modulen in die Software ist in dieser Version aus programmiertechnischen Gründen noch nicht erfolgt. Sie finden aber sowohl bekannte als auch neue Bausteine auf der Homepage der UK-Bund unter der Rubrik Arbeitsschutzdokumente.

Warum entspricht die Druckansicht der Notizen nicht der Ansicht im Programm?
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Texte, die Sie unter Notizen eingeben, werden nur korrekt gedruckt, wenn sie vorher abgespeichert wurden. Dies gilt auch für Änderungen, die Sie an einem bereits vorhandenen Notizentext vornehmen.

Kann ich größere Dateien in die Software hochladen?
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Upload-Größe sowie Timeout können in dem jeweiligen Web-Server an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Spezielle Vorgaben gibt es nicht. Das Datenvolumen wird maßgeblich durch die Benutzer im System beeinflusst. Sollten Sie größere Datenmengen einspielen wollen, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Administrator.