Gestaltungsempfehlungen Führung, Kommunikation und Zusammenarbeit

Umfangreiche Aufgaben erledigen Beschäftigte in Kleingruppen mit 2-3 Personen gemeinsam, um den aufgabenbezogenen Austausch und die kollegiale Beziehung zu stärken. Trotz ortsflexibler Arbeit finden regelmäßige persönliche Treffen für einen vertrauensfördernden Austausch statt. Vorgesetzte fördern auch den nicht aufgabenbezogenen Austausch, beispielsweise mit der Einführung einer virtuellen Kaffeerunde.

Vorgesetzte unterstützen den Aufbau einer Feedback-Kultur und gehen selbst mit gutem Beispiel voran. Feedback findet sowohl zu fachlicher Arbeit als auch zu persönlichen Verhaltensweisen statt. Positives Feedback erfolgt durchaus team-öffentlich, negatives Feedback dafür im Einzelgespräch. Die Führungskraft fordert aktiv Feedback zur eigenen Person ein.

Gemeinsame Regeln und Normen für die Kommunikation erarbeitet das Team in Eigenregie, zum Beispiel fixe Zeitpläne, wöchentliche Videokonferenzen zum Austausch, Feedbackrunden.

Je unklarer eine Situation ist, desto reichhaltiger sollte das Kommunikationsmedium sein, z.B. ist dann eine Videokonferenz einer E-Mail überlegen. Für eine effektive Zusammenarbeit im virtuellen Team ist außerdem ein fester Interaktionsrhythmus erfolgsentscheidend.

Neben gemeinsamen Terminen zur Kommunikation und Abstimmung im Team sollten auch Möglichkeiten zur spontanen und bilateralen Kommunikation geschaffen werden, um individuellen Bedürfnissen sowie einer flexiblen Gestaltung der Arbeitsorganisation entgegenzukommen. Dazu bieten sich digitale Lösungen an.

Individuelle, team- und oder betriebsspezifische Absprachen zu Zeiten der Erreichbarkeit sollten getroffen, kommuniziert und eingehalten werden. Dabei ist darauf zu achten, genügend Erholungspausen einzubauen. Bei Anzeichen ständiger Erreichbarkeit ist es empfehlenswert, Einzelgespräche oder Teamgespräche führen.

An- und Abwesenheitszeiten sowie Zeiten der Erreichbarkeit sind im Team abgestimmt und bekannt. Beispielsweise könnten persönliche Abwesenheiten im Kalender der Organisationseinheit hinterlegt werden.

Empfehlenswert ist die Einführung einer offenen Sprechstunde der Führungskraft für Ihre Beschäftigten. In diesem Zeitfenster ist die Führungskraft für Ihre Beschäftigten ohne Terminzwang erreichbar. Ebenso hat sich die Einführung eines 15-Minuten-Checkups bewährt. Einmal pro Woche je Beschäftigten findet hier ein Austausch zwischen Führungskraft und Beschäftigten zu aktuellen Themen statt.

Wenn nicht alle Team-Mitglieder, sondern nur ein Teil über Distanz arbeitet, ist es wichtig, für alle die gleichen Voraussetzungen zu schaffen und auch alle gleichermaßen bei Entscheidungen einzubeziehen. 

Damit alle Team-Mitglieder gleichberechtigt an der Zusammenarbeit teilnehmen können, sollte dies auch bei Sitzungen über Distanz berücksichtigt werden. So empfiehlt es sich beispielsweise, dass auch bei zeitgleicher Anwesenheit mehrerer Teammitglieder an einem Ort jeder von einem eigenen Endgerät an Besprechungen teilnimmt.

Insbesondere bei virtueller und ortsverteilter Zusammenarbeit ist es wichtig, sich neben den fachlichen Themen auch Gedanken über das Team selbst zu machen. Themen wie der soziale und informelle Austausch oder die Team-Entwicklung sollten auch in der virtuellen Zusammenarbeit ausreichend Platz einnehmen. Bewusste soziale Aktivitäten fördern den persönlichen Austausch und die gegenseitige Unterstützung. Wenn es im Betrieb bereits reguläre informelle Austauschrunden gibt, sollten diese auch im virtuellen Raum einen Platz erhalten. So lassen sich auch digitale Kaffeerunden zum Erhalt der Netzwerkkultur bzw. zur Vernetzung im Betrieb fördern.

Führungskräfte vertreten die Grundhaltung, dass ihre Beschäftigten jeden Morgen ihre Arbeit aufnehmen, um einen guten Job zu machen. Führungskräfte sind mit ihren Beschäftigten in einem kontinuierlichen wechselseitigen Austausch über alle notwendigen Informationen (neue Entwicklungen, Schwierigkeiten, etc.).

Vorgesetzte vereinbaren mit ihren Beschäftigten konkrete Ziele, die sie in einem festgelegten Zeitraum erfüllen. Es steht nicht im Fokus wie Beschäftigte arbeiten, sondern was das Ergebnis der Arbeit ist.

Feste Strukturen und Klarheit über die gegenseitigen Erwartungen geben den Beschäftigten Sicherheit und unterstützen bei der ortsflexiblen Arbeit. Dazu gehören u.a. eindeutige Informationen und eine transparente und nachvollziehbare Leistungsbeurteilung. Ebenfalls erleichtern feste Absprachen im Team, z. B. zur Erreichbarkeit und zu ungestörten Arbeitszeiten, die Zusammenarbeit.

Ein gemeinsames elektronisches Kalender-Management, das transparent, zugänglich und für alle im Team nachvollziehbar ist, unterstützt eine zielgerichtete Kommunikation und gute Zusammenarbeit. Teammitglieder tragen dort auch private Abwesenheitszeiten (z.B. als privater Termin gekennzeichnet) in der Kernarbeitszeit in ein und informieren auf diesem Weg über Nicht-Erreichbarkeit.