Allgemeine Informationen zum Lohnnachweis (Bereich Bahn)

Zum Ende eines jeden Jahres erhalten die versicherten Unternehmen aus dem Zuständigkeitsbereich Bahn eine Anfrage zum Lohnnachweis. Dieser muss bis zur gesetzlich festgelegten Einreichungsfrist (bis 6 Wochen nach Ablauf des Kalenderjahres; § 165 Abs. 1 SGB VII, § 79 SGB IV) ausgefüllt an die UVB zurückgesandt werden. Geht die Antwort nicht oder nicht fristgemäß ein, so ist die UVB berechtigt, eine Schätzung des Lohnnachweises vorzunehmen (§ 165 Abs. 3 SGB VII).

Falls im Meldezeitraum keine Arbeitnehmer beschäftigt waren, somit auch keine Arbeitsentgelte angefallen sind, ist eine Fehlanzeige unbedingt erforderlich, damit zeit- und kostenintensive Rückfragen vermieden werden können. Hierzu bitten wir den Fragebogen zum Lohnnachweis mit dem Hinweis „Fehlanzeige“ zurück an die Unfallversicherung Bund und Bahn zu senden.

Pflichtversichert kraft Gesetzes ist jeder Beschäftigte ohne Rücksicht auf Alter, Geschlecht, Nationalität, Höhe seines Einkommens und ohne Rücksicht darauf, ob es sich um eine ständige oder nur vorübergehende Beschäftigung handelt. Zu den pflichtversicherten Personen zählen auch die im Ausland für das Unternehmen tätigen Arbeitnehmer, sofern sie im Rahmen der Ausstrahlung Versicherungsschutz genießen.

Beschäftigung ist die nichtselbständige Arbeit, insbesondere in einem Arbeitsverhältnis. Anhaltspunkte für eine Beschäftigung sind eine Tätigkeit nach Weisungen und eine Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers. Als Beschäftigung gilt auch der Erwerb beruflicher Kenntnisse, Fertigkeiten und Erfahrungen im Rahmen betrieblicher Berufsbildung.

Das Bruttoarbeitsentgelt der Vorstandsmitglieder einer AG ist im Lohnnachweis nicht zu berücksichtigen, da für diesen Personenkreis der Versicherungsschutz nur noch über eine freiwillige Versicherung möglich ist, welche wir selbstverständlich gerne anbieten.

Hinsichtlich der Angaben für die Geschäftsergebnisse der UVB bitten wir bei der Meldung zur Anzahl der beschäftigten Personen zum Jahresende sowie im Jahresdurchschnitt eine Unterteilung in

a) Vollzeitbeschäftigte,
b) Teilzeitbeschäftigte sowie
c) geringfügig Beschäftigte vorzunehmen.

Zur Ermittlung der Präventionskosten für die Beamten des Bundeseisenbahnvermögens (BEV) und für die Beamten, die der DB AG und den hieraus ausgegliederten Unternehmen zugewiesen sind, sind zusätzliche Angaben im Lohnnachweis erforderlich. Hierzu gehören die Anzahl aller im Unternehmen eingesetzten zugewiesenen Beamten sowie die Anzahl der im Berichtsjahr geleisteten Arbeitsstunden dieses Personenkreises.

Nachweispflichtiges Entgelt

Welche Entgelte in der gesetzlichen Unfallversicherung beitragspflichtig und damit im Lohnnachweis zu melden sind, richtet sich grundsätzlich nach den Bestimmungen des SGB IV und der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV).

Arbeitsentgelt sind gemäß § 14 SGB IV alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung, gleichgültig, ob ein Rechtsanspruch auf die Einnahmen besteht, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form sie geleistet werden und ob sie unmittelbar aus der Beschäftigung oder im Zusammenhang mit ihr erzielt werden.

Nach der SvEV in Verbindung mit § 14 Abs. 1 SGB IV sind dem Grunde nach alle lohnsteuerpflichtigen Entgelte nachweispflichtig. In der gesetzlichen Unfallversicherung sind darüber hinaus lohnsteuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit dem Entgelt hinzuzurechnen.

Die Höchstgrenze des nachweispflichtigen Arbeitsentgelts beträgt ab dem 1. Januar 2015 für Versicherte der Unfallversicherung Bund und Bahn pro Person das 2,3-fache der Bezugsgröße West (mithin beträgt diese 80.178 Euro für 2016 und 82.110 Euro für 2017).

Steuerfreie Aufwandsentschädigungen und die in § 3 Nr. 26 des Einkommensteuergesetzes genannten steuerfreien Einnahmen gelten nicht als Arbeitsentgelt.

Ist ein Nettoarbeitsentgelt vereinbart, gelten als Arbeitsentgelt die Einnahmen des Beschäftigten einschließlich der darauf entfallenden Steuern und der seinem gesetzlichen Anteil entsprechenden Beitrag zur Sozialversicherung und zur Arbeitsförderung.

Weiterführende Erläuterungen zum Arbeitsentgelt finden Sie auch auf der Seite der DGUV unter Arbeitsentgeltkatalog.