T I T E LT H E M A „Im besten Fall erleichtert Desk-Sharing die Zusammenarbeit im Team und fördert die Vernetzung“ Neben der Möglichkeit, von zu Hause zu arbeiten, führen immer mehr Betriebe Desk-Sharing ein. Damit die Rotation gelingt, müssen Unternehmen und Einrichtungen schon im Vorfeld gut planen, zeigt eine Umfrage des Instituts für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallver- sicherung (IAG) unter knapp 2.000 Beschäftigten und Führungskräften. Was dabei genau zu beach- ten ist, erklärt Franziska Grellert, Arbeitspsychologin und Referentin am IAG im Interview. TEXT: DGUV F rau Grellert, worauf muss die Unterneh- mensführung achten, wenn sie Desk-Sharing einführen will? Wichtig ist, dass das keine Entschei- dung ist, die man mal eben schnell trifft und los geht es. Reduziert man nur die Anzahl der Schreibtische oder die Bürofläche, wird das Ganze sicher nicht zum Erfolgsmodell. Desk-Sha- ring kann viele Vorteile haben. Diese können sich aber nur entfalten, wenn das Projekt gut geplant und umge- setzt wird, sonst schlägt es leicht ins Gegenteil um. Auch sollte zu Beginn klar sein, dass möglichst alle Beschäf- tigten und auch Führungskräfte am Desk-Sharing teilnehmen, um keine Zweiklassengesellschaft zu fördern. Wenn es Ausnahmen gibt, sollten die- se gut begründet werden. Generell ist es wichtig, die Pläne früh- zeitig an die Beschäftigten zu kommu- nizieren, diese einzubinden und eine gute Change-Begleitung umzuset- zen. Sonst kann die Akzeptanz stark leiden, denn für einige Beschäftigte ist der Wegfall des eigenen Arbeits- platzes eine einschneidende Verän- derung. Insgesamt kann es sinnvoll sein, mit einer Pilot-Abteilung zu star- ten und die Erfahrungen dann für die restlichen Abteilungen zu nutzen. 10 UVB.dialog 4 | 2024 Die Räumlichkeiten sind ein weiterer relevanter Faktor. Es muss im Vorfeld überlegt werden, ob die aktuellen Bü- roflächen 1:1 für Desk-Sharing genutzt werden sollen oder ob es einer neuen Raumplanung bedarf, zum Beispiel mit Austausch- und Ruhezonen. Warum sind diese wichtig? Rückzugsmöglichkeiten sind oft un- erlässlich für konzentriertes Arbei- ten, Telefonate und Videokonfe- renzen. Gibt es offene Büroflächen, sollten diese nicht zu groß sein, um Lärmbelastung und Ablenkung vor- zubeugen. Welche Faktoren der psychischen Belastung spielen bei den Be- schäftigten eine besonders große Rolle, wenn sie im Desk-Sharing- Modell arbeiten? Wir haben in unserer Befragung vier Gestaltungsbereiche der psychischen Belastung untersucht. Im Bereich der Organisation sind besonders die Be- teiligung der Beschäftigten bei der Einführung und Ausgestaltung von Desk-Sharing sowie ein einfaches Reservierungssystem hervorzuhe- ben. Bei der Arbeitsumgebung spie- len Sauberkeit und Hygiene an den Arbeitsplätzen eine zentrale Rolle. Außerdem ist die Lautstärke ein wich- tiger Faktor, der besonders in Groß- t a v i r p : o t o F Franziska Grellert, Arbeitspsychologin und Referentin am IAG Was sind häufige Fallstricke bei der Planung? Manchmal wird einfach eine pau- schale Quote festlegt, obwohl es wichtig ist, dass jedes Unterneh- men individuell berechnet, wie vie- le Arbeitsplätze benötigt werden. Die Anzahl hängt von mehreren Fakto- ren ab, wie beispielsweise von der Zahl von verpflichtenden Präsenz-Ta- gen pro Woche, den aktuellen Anwe- senheitszahlen und dem Anteil von Außendiensttätigkeiten. Ein zentraler Punkt ist auch, die Re- servierung von Arbeitsplätzen zu er- möglichen, am besten mit einem leicht zu bedienenden Buchungssys- tem. Gibt es dieses nicht, steigt schon am Morgen bei vielen der Stresspegel, einen geeigneten Arbeitsplatz zu fin- den.