Benutzerverwaltung HH 4.0

Es gibt softwaretechnisch keine Begrenzung. Bei den Angaben handelt es sich um Richtwerte. Mehr Arbeitsplaner/Benutzer erfordern ein entsprechend größer ausgelegtes System.

Wenn man einen Benutzer anlegt, kann man zuerst über einen Eintrag in das jeweilige Feld (Name, Vorname, E-Mail o. ä.) suchen, ob der Benutzer bereits im System vorhanden ist. Es genügt, ein Kürzel einzugeben, um Treffer zu erzielen. Ausnahme: Im Feld Benutzername erhält man keine Treffer, wenn man z. B. statt MusterAnwender lediglich Muster eingibt. In dieser Spalte muss der vollständige Benutzername eingegeben werden.

Eine weitere Möglichkeit, um sich eine Überblick zu verschaffen, ist es, als Supervisor (oder HH-Admin) im Öffentlichen Bereich die einzelnen Strukturelemente durchzugehen. Auf der rechten Seite werden Ihnen automatisch die berechtigten Benutzer aufgezeigt. Diese Übersichten können Sie sich auch ausdrucken.

Auf das Strukturelement Arbeitsplaner können Anwender und Lesende für Arbeitsplaner (LAP) berechtigt werden, auf Organisationseinheiten Supervisoren und Lesende für Organisationseinheiten (LOE). Allerdings ist es möglich, auch strukturelementübergreifende Rollenwechsel durchzuführen. Supervisoren (und Administratoren) können sich in der Benutzerverwaltung über Benutzer anlegen und die Suchfunktion alle Benutzer innerhalb des Programms anzeigen lassen. Übernimmt man nun einen dieser Benutzer, so erfolgt die Abfrage, in welcher Rolle dieser künftig tätig sein soll. Somit kann man auch Anwender zu Supervisoren oder LOE zu LAP machen.

Ein Benutzer, der innerhalb einer Geschützten Organisationseinheit berechtigt ist, erscheint in der Suchen-Übersicht der Benutzerverwaltung nicht mehr. Dies bedeutet, dass er nicht mehr außerhalb dieser Organisationseinheit angewählt und unter gleichem Benutzernamen auf ein anderes Strukturelement berechtigt werden kann.

Sobald ein Benutzername vollständig aus einem geschützten Bereich gelöscht wird, taucht er wieder in der Übersicht auf. Voraussetzung: Er ist unter diesem Benutzernamen noch auf einen ungeschützten Bereich berechtigt. Ansonsten wird er, nach einer Sicherheitsabfrage, ganz regulär als Benutzer gelöscht.

Derzeit ist es über die normale Programmfunktion nicht möglich, dem Benutzer die Berechtigung weiter "oben" zu entziehen, um ihm gleichzeitig die Berechtigung weiter "unten" zu geben.

Bei einem Lesenden ist die einfachste Lösung das Löschen und Neuanlegen des Benutzers. Verloren gehen dabei nur von ihm erstellte Filter in der Maßnahmenverwaltung, und beim nächsten Anmelden erscheint wieder die Passwortabfrage. Für einen Supervisor kommt dieser Weg möglicherweise nicht in Frage, da mit dem Löschen auch die Daten in seinem Benutzerbereich verloren gehen. Dieses Problem kann durch Ausführen nachfolgender Schritte umgangen werden. Der Benutzer darf in dieser Zeit nicht angemeldet sein.

1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung eines beliebigen Arbeitsplaners.
2. Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus und klicken Sie auf Benutzer anlegen.
3. Geben Sie in der Maske den Nachnamen oder einen anderen Suchbegriff für den Benutzer ein und klicken Sie auf Suchen.
4. Wenn der Benutzer in der Tabelle angezeigt wird, markieren Sie die Checkbox davor (Haken setzen) und klicken Sie auf Übernehmen.
5. Es erscheint die Abfrage "Ihre Benutzerauswahl erfordert einen Rollenwechsel. In welcher Rolle soll der Benutzer künftig tätig werden?" Die Benutzerrolle "Anwender" ist markiert. Bestätigen Sie die Meldung mit Weiter.
6. Es erscheint eine Hinweismeldung: "Mit der Übernahme führen Sie einen Rollenwechsel durch. Der ausgewählte Benutzer verliert dabei seine bisherigen Berechtigungen auf alle Organisationseinheiten. Wenn die bisherige Rolle mit ihren Berechtigungen erhalten bleiben soll, legen Sie bitte die neue Rolle mit einem anderen Benutzernamen an. Soll die Benutzerrolle gewechselt werden, womit auch alle bisherigen Berechtigungen erlöschen?" Bestätigen Sie die Meldung mit Ja.

Der ehemalige Supervisor wurde in der Rolle eines Anwenders auf dem Arbeitsplaner angelegt. Er ist aus der Benutzerverwaltung der Organisationseinheit entfernt. Bei diesem Rollenwechsel sind jedoch die Inhalte seines Benutzerbereichs erhalten geblieben.

Vollziehen Sie die gleichen Schritte 1 bis 6 nochmals, diesmal vom Anwender zum Supervisor:

1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung derjenigen Organisationseinheit, auf der der ehemalige Supervisor und jetzige Anwender berechtigt werden soll.
2. Benutzer anlegen.
3. Benutzer suchen.
4. Checkbox des Benutzers markieren, der nun in der Rolle Anwender in der Tabelle angezeigt wird. Übernehmen.
5. Es erscheint die Abfrage zum Rollenwechsel. Der Supervisor ist angehakt. Bestätigen Sie mit Weiter.
6. Es erscheint die Hinweismeldung zum Rollenwechsel (Änderung der Berechtigungen). Bestätigen Sie mit Ja.